BATULICIN -Dinas Pendidikan Kabupaten Tanah Bumbu melakukan terobosan baru berupa pembuatan arsip secara online,hal ini dalam rangka keberlanjutan arsip yang bertujuan agar semua arsip hasil produksi Dinas ini dapat tersimpan secara tertata.
Terobosan ini merupakan penyusunan rancangan aksi perubahan demi
mempermudah proses dalam sistem pencarian arsip online (Simpan) pada Sekretariat Dinas Pendidikan Kabupaten Tanah Bumbu sebagai syarat mengikuti pelatihan kepemimpinan administrasi angkatan ke IV tahun 2024 di Bandung.
Dwi Teguh Efendi, S.IP. M.AP selaku penyusun rancangan aksi tersebut menjelaskan. Bahwa produk arsip dalam 1 (satu ) tahun pada Dinas Pendidikan tersebut telah mencapai hampir 20 ribuan lebih nomor surat, sehingga tidak memungkinkan lagi arsip itu disimpan secara manual, maka itu dilakukan secara online.
“Apabila ini nanti bisa jalan dengan bagus maka arsip Dinas pendidikan lebih mudah dicari sampai kapan pun, kemudian setelah di arsipkan ,itu akan selalu ada.”katanya saat mengenalkan Aplikasi Simpan diruang Diskominfo Tanbu ,Kamis (10/10/2024)
“Penyimpanan arsip secara online ini dimulai dari tahun 2024. Kalau kapasitasnya cukup ,maka arsip di tahun belakang nya bisa di akomodir untuk selanjutnya.,”paparnya.
Diakuinya selama ini, penggunaan arsip masih dikelola cara manual yakni dengan memposisikan kedalam lemari penyimpanan. Dampaknya akan mengakibatkan adanya tumpukan arsip, tentu akan menghambat akses
pencarian saat diperlukan.
“Belum lagi adanya potensi hilangnya dokumen maupun terbuangnya waktu untuk menelusuri letak arsip tersebut.,”tuturnya.
Dia menambahkan, , tak jarang itu kerap dilakukan para aparatur,dimana back up arsip masih tersimpan di komputer atau flashdisc , hal ini menyulitkan dalam pencarian data saat diperlukan.
“Kelebihannya lagi dari arsip online ini ,kalau pegawai yang bersangkutan tak berada ditempat maka tidak menjadi halangan untuk mencari arsip yang diperlukan,”ucapnya.
Alasan lainnya lagi, arsip secara manual banyak tak tersusun rapi, padahal berdasarkan manajemen ASN ,arsip yang masih dalam soft file harus disusun berdasarkan klasifikasi dan disusun secara berurutan ,sesuai dengan waktunya masing masing.
“Dalam aksi perubahan ini kami mengharapkan, pengelolaan arsip pada Dinas Pendidikan Kabupaten Tanah Bumbu dapat dilaksanakan secara optimal sehingga berkas berkas ataupun data data arsip akan menjadi tertata dengan baik dan mudah diakses guna efektivitas maupun efesiensi kerja.”tutupnya.(Ewin)
